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André é o principal executivo de uma empresa que está em crescimento no mercado. Assim como outros gestores, ele sente certa dificuldade na gestão de processos. Ele tem alguns objetivos, como reduzir os custos da empresa com os materiais utilizados, reduzir o tempo de entrega, melhorar a produtividade da equipe, entre outros desafios. Nesse âmbito, a otimização de processos é exatamente o que ele precisa.

Essas ações de otimização visam, justamente, facilitar o trabalho de um gestor dentro da empresa, não importa de que tamanho ela seja. Por sua vez, uma melhor gestão tem, como consequência, melhores resultados — ou seja, otimizar processos é uma forma da sua empresa alcançar os seus objetivos.

Por conta disso, separamos algumas informações a respeito da otimização de processos, suas vantagens e como você pode colocá-la em prática! Acompanhe a leitura e confira.

Por que investir na otimização de processos?

Você certamente deseja que sua empresa cresça e seja um destaque no mercado. Para isso, é preciso avaliar diversos fatores constantemente: os recursos necessários para a empresa se desenvolver, identificar quais atividades realmente agregam valor e quais não, eliminando-as e avaliando os procedimentos que geram altos custos para o negócio.

Pensando nisso, a otimização de processos ajuda em todos esses pontos. Ela torna muito mais fácil fazer essa análise e assim, facilita a vida do gestor significativamente.

Ao identificar quais são os setores e os processos que estão sugando recursos de maneira desnecessária, é possível eliminar os problemas causadores. A partir disso, é possível investir em processos que realmente aumentam a produtividade da empresa e que conseguem trazer melhores resultados.

Como otimizar os processos?

Agora que você já sabe o que é a otimização de processos e todos os benefícios que ela pode trazer para o seu trabalho e para a empresa, saiba como colocá-la em prática.

Separamos logo abaixo algumas técnicas que podem ser bastante úteis no seu dia a dia. Veja!

Diagrama de Ishikawa

Depois de descobrir quais processos você precisará otimizar, você já pode utilizar algumas das técnicas para melhoria dos processos — e uma delas é o Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito.

Você deve começar a investigar a causa do problema dentro dos “6 Ms”: método, material, mão de obra, máquina, medida e meio ambiente.

Agora, você fará uma pergunta para cada item, sendo ela do tipo “por que isso está acontecendo?” Esse questionamento deve ser feito várias vezes até que você chegue à raiz do problema.

Ciclo PDCA

PDCA é uma sigla bastante conhecida e que significa Planejar (plan), Fazer (do), Checar (check) e Agir (act). Essa é uma técncia de gestão bastante conhecida que pode ser aplicada à otimização de processos e consegue ser utilizada por, praticamente, qualquer tipo de empresa.

É um processo que visa ciclos, ou seja, nunca para. Você nunca deixa de planejar, de fazer, de checar e de agir.

Ao checar, você pode identificar um problema, e, a partir desse ponto, você sabe que precisa fazer alguma coisa, ou seja, agir. Em seguida, é a hora de planejar o que pode ser feito e, logo em seguida, colocar em prática — e assim o ciclo continua.

Matriz BÁSICO

O nome BÁSICO é formado pelas iniciais das palavras Benefícios (para a empresa), Abrangência, Satisfação (do cliente), Investimentos (necessários), Cliente (externo satisfeito) e Operação (simples).

Para cada um desses termos você deverá fazer uma análise dos itens, dando uma nota de 1 a 5. Por fim, veja qual tem a pontuação mais elevada e comece a sua otimização de processos por esse ponto.

Implementar a otimização de processos na sua rotina não é uma tarefa difícil utilizando as técnicas necessárias. Além delas, você também poderá contar com softwares e ferramentas otimizam processos através da automação — o que é uma ótima alternativa.

Quer saber como o CRM e o BI podem auxiliar sua empresa na otimização de processos? Entre em contato com a gente. Vamos conversar!

O que é automação de processos? Certamente, você tem ouvido o termo com frequência ou, quem sabe, até lido a respeito do assunto. O problema é que todo mundo parece oferecer uma definição diferente, não é mesmo?

Para encontrar um ponto de consonância entre tantas e tão variadas vozes é preciso partir do entendimento de que a automação de processos é iniciada, geralmente, por um elemento acionador, isto é, a elaboração de um conjunto de etapas que predefinam o fluxo de trabalho (ou processos).

Nesse sentido, o escopo dessa solução não se esgota na automação, à medida que visa, também, simplificar as atividades a realizar e, consequentemente, alavancar os resultados da organização.

Neste artigo, você verá como a automação de processos, enquanto técnica de BPM (sigla inglesa para Gestão de Processos Empresariais) pode contribuir para que a sua empresa alcance maior eficiência, adapte-se a ambientes competitivos em constante mudança e reduza erros humanos, além de outros benefícios. Boa leitura!

Um breve panorama histórico da automação de processos

Muitos analistas e comentaristas da imprensa especializada têm se referido à automação de processos como “novidade”, “tendência”, “nova onda” e outras qualificações dessa natureza. Na realidade, trata-se, de fato, de um importante avanço para a gestão de negócios.

No entanto, suas origens não podem ser encontradas em uma tecnologia em particular, mas em todo um conjunto de avanços tecnológicos e colaborativos que eclodiram, ao longo do tempo, para aprimorar a integração, o monitoramento, o controle e, sobretudo, a eficácia dos processos empresariais.

Os principais benefícios da automação de processos

Um dos aspectos mais importantes da automação de processos consiste na possibilidade de tornar a sua organização mais eficiente. Afinal, os sistemas empregados nos atuais ambientes corporativos atingiram tal nível de uso e disponibilidade universal que, agora, todas as empresas precisam evoluir para a automação caso queiram se manter competitivas.

Confira, a seguir, alguns dos principais benefícios que essa solução pode trazer ao seu negócio.

Melhor aproveitamento dos recursos humanos

A automação de processos permite que sua empresa libere os colaboradores da obrigatoriedade de realizarem inúmeras tarefas repetitivas que, na verdade, não precisam de muita intervenção humana.

Isso permite reorganizar a estrutura da sua empresa, de modo a focar nas tarefas analíticas, criativas e inovadoras relacionadas ao seu core business.

Redução de custos

Uma das consequências mais relevantes da automação refere-se ao fato de que mais horas de trabalho estarão disponíveis para você. Isso significa que a sua organização pode ter o mesmo nível de produção mesmo após reduzir a concentração de trabalho humano.

Desse modo, é possível se concentrar mais na qualidade dos membros de sua equipe em vez de se preocupar com a quantidade de profissionais ativos, reduzindo, consequentemente, os custos totais dos processos e das operações.

Redução de erros humanos

Não importa quão eficientes são os seus colaboradores: é impossível evitar a ocorrência de erros humanos. A automação pode limitar esses episódios. Naturalmente, não é possível utilizar sistemas automatizados para realizar todas as funções e atividades em uma organização.

Entretanto, a integração entre as ferramentas de gestão pode reduzir ou, até mesmo, eliminar a possibilidade de erros em determinados estágios, o que varia de acordo com as características gerais de sua empresa e as especificidades de cada processo.

Como vimos, entender o que é automação de processos e saber como aplicar essa importante solução no contexto de sua empresa é absolutamente essencial para qualquer estratégia e planejamento que envolva a inovação e o crescimento do volume de negócios como objetivos principais. Isso ajuda nas metas da empresa e garante o crescimento da organização.

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Qualquer gestor que se preze sabe que a inovação é uma das chaves do sucesso no negócio. Fazer com que a empresa evolua tecnologicamente é um dos fatores que contribui para uma maior lucratividade e rentabilidade. Para garantir essa inovação, é fundamental saber o que é automação de processos.

O objetivo deste artigo é explicar o que é automação de processos e quais são os benefícios que ela traz para as empresas. Começaremos explicando no que essa prática consiste, apresentando um breve panorama histórico sobre ela.

A seguir, apresentaremos os principais benefícios que evidenciam a importância da automação de processos para as empresas. Boa leitura!

O que é automação de processos?

O conceito de automação de processos consiste na existência de um fator que possibilita a integração de uma série de tecnologias diversas no cotidiano das organizações, nos mais diferentes aspectos, desde tarefas pequenas e simples até processos inteiros e atividades complexas.

A automação atua como um elemento facilitado dentro do ambiente organizacional, otimizando tempo, recursos, elevando a produtividade, diminuindo a incidência de erros e permitindo que se foque nas atividades prioritárias.

Esse processo de automação tem seus primórdios na Revolução Industrial, quando houve uma transformação nos modos de produção. Posteriormente, com a implantação do fordismo e a linha de montagem, a automação atingiu níveis maiores.

O advento da informática, junto também com a internet, foi mais uma revolução tecnológica que aumentou os índices de produtividade e elevou o desempenho das companhias.

Quais são os benefícios da automação de processos?

Confira, a seguir, os benefícios da automação de processos.

Facilidade de acesso e maior circulação das informações

A partir do momento em que você promove a substituição de atividades de caráter manual por um programa especificamente direcionado para isso, você desfruta de uma série de vantagens e benefícios.

Com esse tipo de implementação, todas as informações utilizadas pelo sistema são disponibilizadas a todos os departamentos, facilitando o compartilhamento de dados obtidos nas diferentes seções.

Redução dos custos produtivos

A automação não somente racionaliza os processos, reduzindo a ocorrência de erros, como acaba acarretando uma redução bastante expressiva dos custos de produção e diminuindo qualquer desperdício que eventualmente possa ocorrer. Ela ajuda a levantar onde a eficiência está menor e assim evitar que ocorram desperdícios.

Otimização do tempo laboral

Um dos maiores ganhos gerados pela automação de processos é a otimização do tempo de trabalho. Tudo aquilo que for essencialmente manual, mecânico, repetitivo e burocrático é automatizado, produzindo assim uma economia de tempo, que pode ser melhor aproveitada para o trabalho nas funções concretas, reais.

Como efetuar a automação de processos na empresa?

Para que a automação de processos seja bem-sucedida na empresa, é fundamental que gestores e colaboradores trabalhem em conjunto no levantamento das atividades que podem e devem ser automatizadas. Eles devem se engajar para que a implementação transcorra com o mínimo de erros.

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