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Devido à grande quantidade de informação que as empresas coletam atualmente, um sistema que filtra e analisa esses dados é uma necessidade primária. Afinal, a pressão do mercado recai sobre a gestão e demanda um processo rápido de captação, integração e interpretação. Por isso, um bom software que executa essa função é muito útil.

Neste artigo, você descobrirá como a alternativa da Microsoft coopera com a geração de insights rápidos para as decisões e como ajuda a otimizar processos e a garantir rentabilidade. Para aprender sobre a implantação do Power BI e suas vantagens, prossiga na leitura.

O potencial do Power BI

O Power BI é um conjunto de serviços e aplicações da Microsoft para análise de dados. Essas ferramentas focam em transformar dados brutos em insights coerentes e relevantes para o contexto de uma empresa, o que coopera com a tomada de decisão.

Com isso, é possível monitorar o negócio e acompanhar os resultados de perto, a fim de verificar o andamento da companhia. Assim, a gestão visualiza as métricas mais importantes, com uma capacidade holística de compreensão.

Vantagens

O Power BI é uma tecnologia hospedada na nuvem, ou seja, pode ser acessado diretamente da internet. Por isso, as ferramentas agregam maior flexibilidade ao processo de tratamento de dados, pois permitem que o número de usuários envolvidos cresça ou diminua de acordo com a necessidade da companhia.

O crescimento é ilimitado, o que faz dela uma solução altamente escalável. Tudo isso por um preço acessível. Outra vantagem é a preocupação com a experiência do usuário: a utilização é intuitiva e simples e pode ser feita por qualquer funcionário de TI, de marketing, da área comercial etc.

Em outras palavras, é uma ferramenta self-service que democratiza o acesso às informações importantes e facilita a manipulação por todos os envolvidos. O colaborador encontra facilmente uma documentação esclarecedora e tutoriais explicativos que ajudam a elucidar ainda mais a utilização.

É também uma solução bastante reconhecida por suas qualidades e por sua consistência. Foi destacado como líder na área de dados e business intelligence pelo 12º ano consecutivo na pesquisa do quadrante mágico, da Gartner.

A análise de dados

A maioria das empresas já coleta muitas informações, pois trabalha com sistemas de gestão que acompanham os processos diários. No entanto, boa parte ainda não sabe explorar esses dados, entender suas necessidades e extrair valor deles.

Uma base comum é, geralmente, muito complexa e muito volumosa. Muitas informações coletadas geram certa confusão. É preciso uma tarefa para limpar e filtrar esse volume e extrair o que, de fato, é relevante para a companhia em determinado momento.

Por isso, a análise de dados busca a geração de insights para a tomada de decisão. Ela permite que façamos perguntas às bases, questionamentos que façam parte do contexto da organização e que estejam alinhados com os objetivos.

Com as respostas, os gestores podem compreender o estado do negócio e optar por ações corretivas, por exemplo. O objetivo é obter uma visualização clara, que realmente diga alguma coisa para a gestão, de uma maneira que os dados organizados naturalmente não conseguem.

As funções do Power BI

Uma das funções do Power BI que mais agradam os usuários é a capacidade de lidar bem com problemas complexos, com grandes volumes, de maneira prática e simples. A seguir, veremos como o conjunto de serviços da Microsoft consegue fazer isso.

Integração de dados

O sistema possibilita a integração de diferentes fontes, de bases distintas, com o diálogo e a interação entre elas para gerar conhecimento. Essas fontes podem estar disponíveis online ou offline.

Com isso, a gestão é capaz de realizar uma análise global e completa que abrange todos os aspectos relevantes. A união de diversas origens permite comparações inteligentes e correlações que viabilizam decisões mais seguras e confiáveis.

Também devido a essa funcionalidade, a equipe interna consegue utilizar bases públicas e comparar dados externos com os internos, a fim de obter uma investigação mais precisa, por exemplo.

Assim, é possível colocar em paralelo os resultados da companhia com os do mercado e visualizar o quanto a empresa cresceu e o quanto deveria ter crescido em determinado período.

Atualização em tempo real

Outra funcionalidade importante é a atualização em tempo real. Isso permite o acompanhamento de resultados de estratégias dos setores no exato momento em que elas estão ocorrendo e confere aos líderes o poder de alterar e mudar abordagens. Já que a visualização é instantânea, a análise e a decisão também são mais rápidas.

A ferramenta ajuda a acompanhar os indicadores mais importantes e permite que a companhia estude os resultados considerando os objetivos e as metas planejadas.

Criação de dashboards

O Power BI também viabiliza a criação de dashboards rápidos e personalizados, de acordo com o contexto do negócio e com as métricas principais. Em cerca de minutos, qualquer usuário pode gerar um painel rico de insights relevantes que contam histórias sobre os dados para ajudar na tomada de decisão.

Assim, a gestão consegue analisar com mais velocidade e compreender o andamento das operações, com gráficos e relatórios de qualidade.

A implantação do Power BI

A implantação de um conjunto de ferramentas como o Power BI deve ser gerenciada com cuidado. Afinal, esse processo pode enfrentar resistência por parte dos funcionários que lidam com essa função. A capacidade de automação da aplicação assusta alguns membros das companhias.

É importante preparar a equipe, pois a utilização de sistemas inteligentes para executar tarefas de inteligência de negócios já é uma tendência de mercado. Segundo a Gartner, cerca de 40% das tarefas de analytics serão automatizadas até 2020.

Com o devido investimento e patrocínio dos gestores, é possível contornar esse problema, adotar o Power BI e aproveitar o máximo de seus benefícios. É necessário abraçar o projeto e dedicar tempo para que os membros entendam a importância desses serviços e como eles cooperam com o trabalho humano.

Uma recomendação é começar a implementação em apenas uma área e depois expandir o uso do sistema. Com o tempo, os próprios usuários vão valorizar as ferramentas por conta da praticidade que elas agregam ao cotidiano.

A mobilidade, por exemplo, é um fator que ajuda bastante as empresas no dia a dia. Afinal, é possível gerar insights e estudar o andamento dos processos em qualquer momento, a partir de qualquer lugar do mundo. Isso contribui para agilizar a análise e democratizar a função, com o compartilhamento de dados relevantes e de relatórios entre as equipes internas.

A flexibilidade também encanta as organizações. Uma vez que as mudanças são comuns em tempos modernos, a companhia consegue manter uma estabilidade nessa função, mesmo com o aumento ou a diminuição de demanda.

A análise de dados e a capacidade de prever problemas

Uma das funções mais interessantes da análise de dados é a previsão de problemas e oportunidades. Ou seja, é a capacidade de olhar para o futuro e preparar a empresa para cenários possíveis. Isso é feito a partir da identificação de padrões em informações históricas.

Por exemplo: a análise das bases da companhia viabiliza a identificação de cancelamentos de serviços por parte de alguns clientes. O estudo dos dados busca padrões e relações entre as razões dos antigos usuários.

O sistema, então, identifica o que está causando essa desistência. Pode ser uma abordagem nova da equipe ou alguma mudança na forma de oferecer esse serviço. Assim, é possível prever, com certo nível de certeza, quantos usuários vão deixar de negociar com a empresa e, a partir disso, tomar decisões preventivas.

Outro exemplo é a manutenção preditiva de equipamentos. O exame de falhas e problemas históricos permite que o software aponte possíveis pontos que precisam de cuidado e fatores que necessitam de alerta, pois podem gerar a quebra e instabilidade de determinado ativo.

A análise de dados é uma função de extrema importância, pois possibilita a filtragem do grande volume de informações geradas em tempo real, o entendimento do negócio e guia a tomada de decisão para alinhar com os objetivos. O Power BI é um conjunto de funcionalidades que facilitam esse trabalho, com mobilidade, flexibilidade e simplicidade.

Agora que você sabe o que precisa sobre a implantação do Power BI, entre em contato e comece a aproveitar os benefícios dessa aplicação.

Fazer a gestão de uma empresa requer análises precisas, baseadas em dados confiáveis. Com isso, é possível monitorar os resultados e buscar a evolução constante. Ter acesso aos indicadores de forma clara e otimizar os processos internos é importante para conseguir alcançar o crescimento do negócio e, conhecer os principais modelos de dashboard e saber como implementá-los faz parte do processo de gestão dos resultados.

Ao considerarmos o grande volume de dados que hoje são produzidos diariamente nas empresas e a necessidade de tratamento, transformação e visualização destes dados percebe-se a necessidade de um painel de controle ou dashboards que permite a apresentação geral e o acompanhamento em tempo real de indicadores de performance, ou KPI’s, dos quais se fala muito hoje em dia no ramo empresarial afinal são eles o termômetro do desempenho da empresa.

Quer saber mais sobre o assunto? Então continue a leitura deste artigo. Aqui vamos apresentar a importância de trabalhar com um painel de controle, bem como mostrar que existem 3 principais modelos de dashboard, suas vantagens e como construí-los. Acompanhe!

Qual é a importância de um dashboard?

Um dashboard (ou painel de controle) é uma ferramenta que permite a visualização das informações mais importantes do negócio de uma maneira compreensível e acessível. O objetivo é gerar uma visão mais ampla, irrestrita, que contemple todas as variáveis e os fatores relevantes. Isso auxilia na tomada de decisão e nas escolhas que orientam o crescimento do negócio.

Dessa forma, é possível acompanhar e monitorar os resultados em tempo real. O acompanhamento de perto favorece as ações e mudanças estratégicas de direcionamento. Esse tipo de painel fornece o apoio necessário para que as decisões reflitam os objetivos e ajudem a companhia a evoluir.

Os dashboards refletem o estado da empresa no momento analisado e, uma vez que os indicadores e as métricas são ajustados para diferentes cenários, indica também as possíveis tendências e o que é necessário fazer para melhorar.

Em um painel, os dados — que geralmente são muitos — devem estar sempre dispostos de forma clara e contar com diversas possibilidades de visualização gráfica, para fornecer as informações relevantes e tornar o entendimento delas ainda mais fácil. Com sistemas de Business Intelligence, é possível definir também uma hierarquia de indicadores e métricas, a fim de saber quais são os mais relevantes e como apresentá-los no dashboard considerando a relevância, periodicidade de atualização e característica da informação.

Um dos principais benefícios desse tipo de ferramenta é o fato de que os dashboards construídos em ferramentas de BI permitem estruturar bem as informações, atualizar os indicadores em tempo real e garantir a segurança da informação. Afinal, um dado sobre a organização pode ser relevante para funcionários de determinado departamento, mas não para os diretores — ou pode ser até necessário para ambos, mas deve ser analisado sob perspectivas diferentes.

Isso é justamente o que uma ferramenta de Business Intelligence consegue fazer: distribuir informações de acordo com o perfil do usuário, nível de acesso, o que ajuda a esclarecer os dados e tornar a análise mais simplificada. Por isso é importante entender qual o modelo de dashboard mais adequado para cada situação.

Afinal, mesmo com pontos de vista diferentes, é preciso garantir a integração dos setores e dos colaboradores. Todos trabalhando focados no mesmo objetivo, orientados pelos indicadores, fator este que impulsiona o crescimento saudável do negócio.

Dessa maneira, a organização consegue focar na produtividade, mas também no planejamento para o futuro e na tomada de decisões. Além disso, ganha o poder de analisar erros anteriores e conseguir mais agilidade, interatividade e eficiência.

Outro fator interessante da análise de dados através de ferramentas de business intelligence é o fato de que ela pode ser feita em qualquer dispositivo (mobilidade) e, como já falamos, em tempo real. Ou seja, os gestores ganham a capacidade de compreender o estado dos negócios a qualquer momento, de maneira intuitiva e acessível. Em decorrência disso, as decisões são mais acertadas e específicas para os problemas definidos.

Quais modelos de dashboard podemos adotar?

Um dos maiores desafios dos gestores é acompanhar os indicadores de performance de sua empresa. Já vimos a importância de ter uma plataforma completa para o monitoramento e a análise dos dados. Mas você conhece os modelos de dashboard que trabalham da melhor forma o Big Data e favorecem o monitoramento dos KPIs (Key Performance Indicators) dentro de uma plataforma de Business Intelligence?

Vamos lhe ajudar nessa tarefa! A seguir, detalhamos os 3 principais tipos de painel de controle, seus benefícios e suas características. Quer saber como eles funcionam e quando utilizá-los? Confira!

1. Dashboard Estratégico

O modelo de dashboard estratégico é o mais comum, geralmente utilizado por gerentes e executivos. Ele permite gerenciar atividades de nível superior e apresenta informações importantes sobre o desempenho geral do negócio e oportunidades.

A ferramenta exibe os grandes números da empresa e é focada no acompanhamento dos principais KPIs, como vendas ano a ano ou a satisfação geral do cliente por um período de tempo considerável. É voltada para o monitoramento dos resultados em busca dos objetivos, definidos por indicadores e métricas, a fim de impulsionar o crescimento.

Os dados estratégicos são atualizados periodicamente, mas em intervalos maiores, se comparados a outros modelos de dashboard. Esses painéis podem ser analisados uma vez ao dia, por exemplo, para monitorar o status dos KPIs da empresa de forma simples, por parte da equipe executiva.

Logo, ele é o painel ideal para análises e consultas rápidas, pois dispõe as informações sem muitos detalhes e profundidade. Uma vez que os dados são apresentados de maneira geral e atualizados com menor frequência, seu uso é destinado à tomada de decisão por parte dos gestores.

O Dashboard Estratégico pode ser dependente da interpretação de dados de outros painéis, especialmente do analítico, que veremos a seguir. Por ser utilizado no mais alto nível da hierarquia da organização, pode e eventualmente deve ser aprofundado nos níveis mais baixos da hierarquia de dados.

Os dashboards estratégicos podem ser adotados por qualquer departamento da empresa. Apresenta métrica e indicadores globais de cada área. Os chamados Big Numbers: total produzido, faturamento total, receita mensal, taxa de devolução, total de reclamações do produto, taxa de turn over, tudo isso preferencialmente em termos comparativos.

2. Dashboard Analítico

O modelo de dashboard analítico destina-se a obter uma visão geral dos dados para descobrir tendências. É o tipo de dashboard que busca explicar os dados, principalmente os apresentados no dashboard estratégico. Geralmente analisa uma quantidade imensa de dados e busca identificar padrões e tendências neles, a fim de suportar as decisões. Preocupa-se com insights, com possíveis escolhas e com os impactos associados a cada uma delas.

Com o modelo de dashboard analítico, os líderes e analistas de negócios podem ter acesso a informações específicas e detalhadas. Por exemplo: saber em quais regiões houve queda no desempenho ou se ocorreu em apenas uma loja específica. Isso é possível porque o painel de controle indica o crescimento ou a queda de lucratividade e segmenta a região, os períodos e as áreas da companhia em que isso aconteceu.

Esse modelo se importa com gráficos e demais formas de visualização dos dados, com processamento e armazenamento. Um exemplo são os relatórios, que integram e interpretam informações para fornecer suporte à tomada de decisões. São dados precisos e atualizados com frequência, normalmente através de ferramentas de Business Intelligence.

Todos os setores das empresas são beneficiados com suas análises, pois elas permitem exploração de informações, sustentando o direcionamento de estratégias específicas para cada necessidade. Entre eles podemos citar as áreas de produção, comercial,, marketing, finanças, atendimento ao cliente e recursos humanos.

Os painéis analíticos são capazes de medir diferentes fatores e métricas, em que a medição do objetivo em si não é tão importante, mas, sim, a verificação da distância entre o valor planejado e o real. Com isso, é possível estabelecer estratégias e ações táticas para reversão do cenário e alcance dos objetivos antes que uma possível crise se instale.

3. Dashboard Operacional

Esse modelo se propõe a responder a questão: “o que está acontecendo agora?”. É focado em monitorar operações do dia a dia, traçando os problemas comuns para que sejam propostas as possíveis soluções. Busca rastrear o desempenho dessas atividades diárias para manter a empresa em funcionamento.

Está preocupado com fluxo de produção, com o produto propriamente dito, com o tempo das atividades, prazos, agilidade nos processos, entre outras questões. Também lida com indicadores, principalmente para análise de erros e pontos que precisam de melhorias nas tarefas cotidianas. O objetivo é identificar falhas e gargalos e eliminá-los.

O dashboard operacional analisa cada pedido, cliente, produto especialmente. Por exemplo, o setor de vendas pode saber quantos pedidos foram realizados e em quais situações existe a possibilidade de devolução, atraso ou cancelamento. Assim, esse modelo ajuda os colaboradores a lidar diretamente com os clientes e selecionar de forma efetiva quais negociações representarão vendas efetivas e quais não.

Comparado a outros modelos de dashboard, o painel de controle operacional contém muito mais detalhes, e os dados são atualizados com uma frequência bem mais alta, como de minuto a minuto. A ferramenta é projetada para exibir o desempenho das tarefas ao longo do dia, a fim de monitorar seu progresso.

O dashboard operacional transforma o analista, gestor ou supervisor no técnico em campo, que enxerga o que está acontecendo minuto a minuto e toma decisões tempestivamente para alcançar o resultado desejado, ao invés do comentarista de mesa redonda ao final do jogo, que apenas discute o resultado, apontando o que poderia ter sido feito diferente.

Como construir dashboards eficientes?

Para organizar os dados especificamente para cada função (selecionando o que é importante para cada um), é fundamental que se tenha capacidade analítica, habilidades de organização e modelagem de dados e domínio de ferramentas de BI. Assim, consegue-se evitar erros ao definir métricas e indicadores que serão realmente relevantes para o contexto, bem como escolher formas adequadas de visualização.

Para configurar modelos de dashboard eficientes e, principalmente, ideais para a sua corporação, deve-se ter profissionais capacitados nas análises de dados e nas técnicas e ferramentas de construção. Por isso, atente-se para a escolha da equipe desenvolvedora dos painéis de controle do seu negócio. Afinal, hoje em dia não é necessário aguardar o fechamento do mês para avaliar o desempenho da sua empresa.

Cursos e treinamentos na área de business intelligence podem garantir o conhecimento efetivo para construção de dashboards que consigam, de fato, cumprir seus principais objetivos e que seja fácil de compartilhar e intuitivo para utilizar. Tudo começa com as técnicas adequadas de definição do público-alvo (a quem ele se destina), quais dados deverão ser analisados, qual é o objetivo da análise, a periodicidade da atualização e as perguntas que estarão no relatório.

Em alguns cursos, os alunos também aprendem na prática a criar bons relatórios, com o direcionamento sobre como fazer uma diagramação adequada, estabelecer uma narrativa de dados — além de como organizar as cores, o layout do painel e dispor as informações de forma clara. Da mesma forma, aprenderão a lidar com gráficos, entender a função de cada um e configurá-los para o contexto específico.

Os diferentes modelos de dashboard são fundamentais para garantir uma visão completa dos negócios e ajudar as empresas na definição do que é importante analisar em busca dos resultados esperados. Com uma ferramenta desse tipo, é possível conhecer o estado da empresa e saber o que deve ser feito para reparar problemas que atrapalham o crescimento.

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