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As empresas em geral têm de lidar diariamente com um volume imenso de dados e informações sobre seu relacionamento com clientes e interações com eles. Muitas delas usarão as tão faladas planilhas. As planilhas têm uma grande utilidade, sem dúvida. Porém por que continuar a usar uma ferramenta como essa se existe algo muito mais prático e moderno como um CRM?

Se você tem dúvidas a respeito desse instrumento, então continue lendo esse artigo pois respondemos às perguntas sobre CRM mais comuns. Confira!

1. Quais são as funcionalidades de um CRM?

Há uma grande variedade de CRMs diferentes no mercado. Com tantas opções disponíveis, escolher aquele que melhor se adeque às demandas da sua empresa não é uma tarefa simples. Compreender a abrangência das ferramentas de CRM pode ser de grande ajuda no momento de selecionar o software ideal para sua empresa.

Cada CRM possui estrutura e funcionamento diferentes, entretanto, os melhores softwares de CRM possuem funcionalidades que ajudam e automatização os processos de Vendas, Marketing e Serviços. Neste âmbito, algumas das funcionalidades que não podem faltar numa ferramenta de CRM são: gestão de campanhas, segmentação de publico, execução de ações de marketing, gestão de leads, contas e contatos, gestão de território e carteira, gestão do pipeline de vendas. gestão de atividades de vendas, emissão de propostas e pedidos, gestão de pós-vendas, abertura e tratamento de ocorrências, controle de SLA, workflows automáticos e por aí vai.

2. Há integração com outras áreas da empresa?

As ferramentas de CRM nasceram também com o objetivo de integrar os processos de Marketing, Vendas e Serviços e as melhores ferramentas de mercado desempenham muito bem esse papel. Porém, é importante saber que ao se pensar em implementar um CRM a integração com outras áreas também deve ser pensada.

A oportunidade de operar o CRM integrado com os demais setores promove uma maior otimização do trabalho e proporciona resultados mais satisfatórios. Por isso, é importante pensar na integração do CRM com seu ERP, seu Website e Intranet, por exemplo.

3. Como utilizar o CRM?

O grau de aderência dos usuários ao CRM é um elemento crucial e que faz muita diferença para uma implantação bem-sucedida. Aliás, o que define uma implantação bem sucedida é o quanto as pessoas estão usando a ferramenta.

O CRM é uma ferramenta do dia-a-dia, deve ser usado por todos os funcionários que atuam direta ou indiretamente no relacionamento com os clientes. Isso significa que, toda e qualquer interação com o cliente precisa e deve ser registrada na ferramenta.

O cliente ligou? Registre a ligação. Pediu uma cotação? Registre e envie pelo CRM. Você ligou para fazer follow-up? Este contato também deve ser registrado. Não existe CRM sem o registro de informações e o cadastramento de ações.

Há alguns anos, era mais difícil exigir de uma equipe de campo, por exemplo, que registrasse no CRM tudo o que o que foi feito no dia, porém, atualmente, as melhores ferramentas já dispõe de aplicativos mobile o que permite aos usuários acessar e cadastrar as informações do cliente a qualquer hora, em qualquer lugar. Ou seja, não tem mais desculpa. Implantou o CRM? Vamos usar.

4. Terei suporte aos usuários?

Ter ciência de que você será bem atendido é essencial na hora de adquirir um CRM. Ao contratar uma ferramenta de CRM deve-se considerar se o fornecedor possui um programa de suporte eficaz, com uma grande disponibilidade para atendimento. Considere, além do custo do suporte, quais são os canais de atendimento disponíveis, o SLA de atendimento, etc. Contar com alguém para te auxiliar a aproveitar bem o produto é essencial, principalmente nos primeiros meses de implantação, quando seus funcionários estarão ainda se adaptando a ferramenta e ao novo modus operandi da organização.

5. Quais são as limitações do CRM?

É de suma relevância que no ato da contratação de um CRM você questione quais são as limitações da ferramenta, ou seja, aquilo que ele pode e não pode oferecer, qual é a sua capacidade máxima e por aí vai. Descobrir as limitações de um CRM é útil para evitar problemas futuros e prejuízos financeiros, no caso de ser necessário mudar o software escolhido, por exemplo. Ainda que algumas limitações sejam facilmente contornáveis através da integração com outros sistemas de sua companhia, é importante saber claramente o que esperar e o que não esperar de um CRM. Por exemplo, não espere que um CRM gerencie seu estoque ou emita sua nota fiscal, não é da natureza destes tipo de software executar estas funções.

Respondidas as perguntas sobre CRM, vale a pena lembrar que ele pode propiciar uma série de vantagens, como o aumento da produtividade, a automação das vendas, ajudar no processo de captação do cliente e muito mais. Uma dica valiosa é procurar uma empresa especializada no ramo para ajudá-lo a conquistar resultados de alta performance.

Gostaria de saber o que mais um CRM pode fazer pela sua empresa? Então, entre em contato conosco!

Quando uma solução não está gerando bons resultados no mundo corporativo, é bem comum ver gestores ansiosos por buscar novas soluções como se elas fossem a resposta para todas as suas dúvidas. Mas o que acontece se o problema não está na ferramenta, mas na forma como ela está sendo utilizada?

A revitalização de CRM hoje é uma saída ágil e barata para otimizar a operação de um negócio sem grandes investimentos ou reformulações nos processos internos. Se você acha que essa pode ser a solução para a sua empresa, continue a leitura deste post e saiba mais sobre o assunto!

O que é revitalização de CRM e por que é necessária?

Se você já tem experiência no mundo corporativo, sabe como funciona o caráter mutável de um negócio. Com o tempo as estratégias mudam, as expectativas por resultados se transformam e o mercado todo acompanha. O sucesso sempre é atingido por aqueles que se adaptam melhor.

Adaptar-se na maioria das vezes não significa fazer um novo grande investimento ou abandonar o que já foi feito, apenas ter um novo olhar sobre sua operação para encontrar formas de otimizar o que você já tem — é fazer mais com menos. Essa forma de pensar em um empresa é chamada de Business Intelligence e se mostra cada vez mais necessária para diretores e empresários que buscam consolidação no mercado.

Um dos grandes exemplos dessa atuação mais estratégica de um bom gestor está na sua relação com o CRM de uma empresa. Novos processos e demandas ou a simples falta de cuidado com as ferramentas de um sistema mais antigo podem gerar problemas para o negócio, com processos mais demorados e a perda de informações importantes para a sua estratégia.

Nesse cenário, não é raro ver um gestor optar por simplesmente trocar de CRM para tentar resolver o problema, apenas para descobrir que o problema não estava na solução, mas em como ela foi usada. Em muitos desses casos a revitalização pode ser mais eficiente sem ter que investir em um novo ciclo de aquisição, adequação e implementação.

Como a revitalização ajuda a sua empresa

A revitalização de CRM é um processo que começa no diagnóstico da situação operacional que sua empresa vive hoje, que resulta em um planejamento de readequação, redesenho de processos e requalificação do sistema para conseguir resultados em otimização e produtividade que se adaptem a novas estratégias.

Revitalizar seu sistema garante melhor usabilidade da ferramenta e permite que você utilize a solução por completo, garantindo melhor desempenho, fortalecendo os processos dentro da sua empresa e otimizando o rendimento das equipes.

Como identificar o momento certo da revitalização?

A revitalização de CRM não é como formatar um computador. Não é apenas uma repaginada na tecnologia, pois é preciso rever conceitos e estratégias dentro da empresa para que a solução se alinhe ao modelo de negócio.

Se você está pensando em investir em um novo CRM, você já sabe que é o momento certo de cogitar antes uma revitalização — economizando tempo e dinheiro e, ainda assim, conseguindo resultados muito positivos.

Se a questão ainda parece um pouco duvidosa na sua cabeça, veja se você se identifica com essas afirmações:

  • a ferramenta não parece mais funcionar como na época da implementação;
  • a empresa usa apenas o módulo de vendas e não sabe usar o potencial da ferramenta para a área de marketing ou de serviços ao cliente, por exemplo;
  • muitas ferramentas de fora estão sendo usadas para complementar o CRM;
  • o modelo de CRM utilizado não consegue se adequar bem a um novo modelo de negócio;
  • os funcionários não conseguem se aproveitar do CRM para aumentar a produtividade;
  • você sente que não há mais estratégia no uso da ferramenta ou que a empresa não consegue mais explorar todo o seu potencial.

Como você pode ver, a revitalização de CRM pode estar relacionada a uma dimensão estratégica, operacional ou as duas juntas. Se você conseguiu se identificar com essas afirmações, é hora de começar a planejar um redesenho de todos os seus processos envolvendo o sistema.

Quais são os cuidados a tomar?

Seja em uma mudança de fato ou em uma revitalização, qualquer alteração profunda no CRM da empresa precisa de uma preparação e de cuidados a serem tomados para que o processo todo seja feito com segurança e sem afetar a produtividade. Veja algumas dicas:

Não faça nada sem planejamento

Como qualquer alteração de estratégia dentro de uma empresa, o gestor precisa saber em que ponto o negócio está e para onde ele precisa ir. É nessa fase que você vai definir a necessidade da revitalização, como ela será feita e que profissionais estarão engajados nesse processo.

Realize mudanças em etapas

É sempre importante quebrar o processo em passos menores para que o impacto na rotina da empresa seja o menor possível. Planeje uma etapa, execute, valide e só então passe para a próxima fase.

Invista em comunicação e treinamento

Qualquer solução tecnológica só beneficia uma empresa se seus funcionários estiverem preparados para lidar com ela. A comunicação interna e os treinamentos serão fundamentais para o sucesso da revitalização antes, durante e depois da implementação.

Crie mecanismos de monitoramento

Essa é uma hora excelente para criar novos indicadores de performance e definir como eles serão medidos. Ter dados mais confiáveis sobre eficiência do sistema e produtividade vão lhe ajudar a não precisar fazer grandes alterações tão cedo.

Parcerias estratégicas e especialização

Contar com empresas parceiras nesse processo é fundamental para que o resultado que você espera finalmente seja convertido em sucesso. Muitas vezes uma revitalização é necessária porque a implementação foi feita de forma errada, ou seja, foi feita apenas de forma técnica e não teve um alicerce estratégico por trás para sustentar sua implementação.

Portanto, selecionar uma consultoria especializada pode ser o primeiro passo do seu planejamento. Ela terá muito mais ferramentas (além de um olhar de fora) para diagnosticar seus problemas com o CRM e sugerir o caminho mais seguro para uma revitalização. É uma forma não só de encontrar as falhas no relacionamento entre empresa e sistema, mas de entender melhor o mercado em que ela está inserida para que a solução traga vantagens além da concorrência.

Para conseguir essa segurança, confiar no fornecedor é fundamental. Encontre empresas que tenham um processo bem-definido de consultoria, soluções completas para resolver todos os aspectos operacionais e uma base de clientes que a qualifique como uma referência no mercado.

Então, que tal entrar em contato conosco? A Trinity tem toda a expertise que você precisa para ajudar a sua empresa a encontrar oportunidades operacionais e estratégicas no seu negócio e comandar uma revitalização de CRM que mapeie o seu caminho para o sucesso!

Resistência, desconfiança, interesses pessoais, diferentes percepções são algumas das razões pelas quais vendedores deixam de adotar ferramentas de CRM no seu dia-a-dia de trabalho. Saiba como preparar o seu time para adotar a prática do CRM na empresa.

Alguma vez um membro da sua equipe comercial tentou encontrar o contato de um prospect e não conseguiu? Ou, então, uma pessoa ligou para a sua empresa dizendo que estava falando com um vendedor e ninguém achou informação alguma sobre ela? Ou o cliente ligou para consultar o status de um pedido e não existia a informação?

Se esses e outros casos já aconteceram, talvez seja a hora de a sua empresa usar, de forma assertiva, um sistema de CRM voltado para organizar melhor o histórico de interações e transações com prospects e clientes.

Claro que o sistema, por si só, não vai resolver os problemas de ausência de informação e, para se beneficiar de uma ferramenta de CRM para vendas, é preciso preparar a equipe para utilizá-la.

Elaboramos este material para que você consiga fazer com que seu sistema seja utilizado pela sua equipe de forma proveitosa. Confira!

Quais são as vantagens do sistema de CRM para o time de vendas?

O CRM é uma ferramenta com ampla gama de funcionalidades que vão desde o planejamento, o disparo e a mensuração de campanhas de marketing até o controle e a gestão de ações de pós-vendas e do atendimento, passando, ainda, pelo controle de atividades comerciais, relatórios de visitas, gestão de oportunidades, geração de propostas, fluxo de aprovação, entre outras funções.

Isso permite a automação e a otimização tanto da área comercial quanto do marketing e dos serviços.

Assim, o CRM otimiza a organização e a produtividade do vendedor. Sem essa ferramenta, o tempo gasto coletando e organizando informações de prospects, clientes, status de pedidos e relatórios de visitas é muito alto.

Sem contar o risco de desatualização da informação ou, até mesmo, da sua perda, uma vez que, sem um CRM, os processos de controle e gestão são muito manuais e sujeitos a falhas humanas.

Com um sistema de CRM, também é possível classificar os leads de acordo com o seu estágio no funil de vendas. Ou seja, se um deles chegou à base de contatos da sua empresa por ter se inscrito em uma newsletter, baixado um e-book ou pedido para falar com um consultor, a equipe de vendas saberá e poderá usar a abordagem comercial apropriada.

Portanto, a principal vantagem de facilitar a adoção de um sistema de CRM pela sua equipe comercial é que os seus vendedores aproveitarão melhor o seu tempo para vender mais e de forma mais assertiva.

Como convencer minha equipe a usar o CRM para vendas?

É comum que alguns vendedores tenham dificuldade em aderir e se adaptar à ferramenta, sobretudo os vendedores mais antigos, que estão há muito tempo acostumados com o processo manual e os métodos antigos, pré-CRM.

Obrigar esses profissionais a usar o software novo só porque ele foi uma aquisição muito cara para a empresa não funciona. É necessário informá-los e conscientizá-los sobre a importância que ele terá no trabalho, o quanto os seus números podem crescer e, consequentemente, o quanto ganharão a mais de comissão mensalmente.

Conheça, agora, 5 dicas valiosas para preparar seu time para utilizar o sistema CRM:

1. Aposte nos treinamentos

Um treinamento técnico, muitas vezes, pode ser ineficaz. Empresas que oferecem treinamentos conceituais de CRM para a sua equipe, antes mesmo de apresentarem a nova ferramenta, normalmente apresentam taxas de engajamento de usuários muito superiores àquelas que não o fazem.

Isso significa que, antes de implementar o software, é preciso adaptar e moldar a cultura da empresa à nova prática. Porém, até mesmo os vendedores mais engajados e que gostam de inovação e tecnologia poderão passar por dificuldades ao manusear a ferramenta. Por isso, também é importante investir em um treinamento técnico-funcional.

Vale lembrar que frequência é fundamental em qualquer tipo de treinamento, pois dificilmente as pessoas aprendem tudo de uma vez. É essencial que a equipe de vendas receba um acompanhamento em médio ou longo prazo, a fim de saber se todas as funções do CRM atendem aos objetivos e às expectativas da empresa que o adquiriu.

Geralmente, as empresas que realizam a implantação de software também costumam oferecer o treinamento técnico-funcional como parte integrante da contratação ou como um serviço à parte. São os treinamentos conceituais que, de fato, prepararam a organização para adotar a nova cultura de CRM, fazendo com que a utilização do sistema sustente toda uma estratégia.

2. Adapte o sistema aos processos do seu negócio

Toda grande mudança já é o suficiente para deixar os times um tanto confusos. Para que a adaptação e a utilização de todos os membros da equipe ocorra de maneira natural, procure não mudar as rotinas e os processos já existentes na sua empresa. Mudanças muito extremas podem acabar gerando uma rejeição nos colaboradores.

O ideal é alinhar os processos que dão certo e que já existem no negócio com a implementação do CRM. Afinal, o maior objetivo desse software não é o de ser uma pedra no meio do caminho, mas tornar a rotina das equipes muito mais produtiva e eficiente.

3. Mostre o valor da integração

Um bom sistema de CRM tem a capacidade de integrar as diferentes áreas do negócio e otimizar as tarefas que são demoradas e trabalhosas. Com isso, os membros da equipe conseguem focar em tarefas mais urgentes e trabalhar com mais qualidade.

Ao ressaltar essa importante função do software de promover a comunicação interdepartamental, os funcionários certamente atribuirão mais valor à ferramenta e passarão a enxergar a necessidade e a facilidade que o seu uso pode agregar no seu dia a dia.

4. Faça mudanças gradativas

Como comentamos, as mudanças drásticas podem acabar paralisando as equipes. Por isso, tente implementar um software que seja funcional para o negócio, mas que conte com o mínimo de recursos possível. Tomar a decisão de simplificar o uso da ferramenta é uma ótima maneira de fazer com que mais pessoas se beneficiem dela.

Dessa maneira, você consegue ensinar os membros do seu time a utilizarem corretamente todas as funções básicas do sistema. Assim, quando precisar fazer atualizações, os funcionários podem acompanhá-las e compreender suas aplicações de maneira mais eficiente.

5. Incentive o uso do CRM

Que tal pensar em maneiras inovadoras de incentivar a adoção e a utilização do seu novo sistema? Você pode se surpreender ao perceber como a “gamificação” impulsiona o aprendizado e a motivação dos vendedores — profissionais que já tendem a ser bastante competitivos.

Simples recompensas, como bônus ou vales, podem ser o suficiente para isso. Você pode definir metas para recompensar a pessoa que melhor utilizar os sistemas ou destacar aquela que passou um mês usando a ferramenta sem falhas. Use sua criatividade para motivar as pessoas a trabalharem com o CRM de forma focada.

Todo processo de implementação deve ser conduzido com transparência e ter como princípios básicos o envolvimento e a adaptação dos funcionários. Com um sistema de CRM para vendas as coisas não são diferentes.

Para o sucesso dessa nova etapa do negócio, é preciso que todos os membros da equipe estejam a bordo com as novas mudanças. Com as dicas que você viu aqui, hoje, certamente conseguirá fazer com que seu time utilize o CRM para vendas de maneira progressiva e eficiente.

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